Yksityisyys ja tietosuoja
Villada Oy noudattaa henkilötietojen turvallista käsittelyä ja ymmärrämme yksityisyyden suojan tärkeyden. Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tässä rekisteriselosteessa kerromme henkilötietojen käsittelyn periaatteet Villadassa.
Rekisterinpitäjä
Villada Oy
Y-tunnus 3364417-9
Meritullinkatu 33, 00170 Helsinki
+358 40 9527 560, info@villada.fi
Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä lähteistä
Villada kerää tietoja ensisijaisesti suoraan palvelujemme käyttäjältä www-sivujen lomakkeilla
lähetetyistä yhteydenotto- ja varauspyynnöistä sekä henkilökohtaisen asioinnin yhteydessä
(puhelin- ja sähköpostikeskustelut).
Kerättäviä tietoja ovat asiakkaan nimi- ja osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä
tarvittaessa majoittujien osalta nimi, sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus, syntymäpaikka ja
passitiedot.
Käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakassuhteeseen tai muuhun säädösten
velvoittamaan käsittelyyn. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen
käsittelyyn, mutta tällöin emme voi taata asiakkaan varaaman palvelun toimittamista.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös ilman asiakkaan suostumusta sen ollessa välttämätöntä
asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien velvoitteiden
täyttämiseksi.
Asiakas antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn käyttäessään villada.fi-sivustoa ja sen eri kieliversioita sekä asioidessaan Villadan asiakaspalvelijan tai muun edustajan kanssa.
Majoituksen varaajan on ilmoitettava myös matkaseurueeseen kuuluvien henkilöiden
henkilötietoja. Edellytämme, että tietojen ilmoittajalla on kaikkien majoittujien suostumus myös
muiden majoittujien henkilötietojen ilmoittamiseen. Jos joku toinen on tehnyt sinua koskevan
varauksen, keräämme sinua koskevat henkilötiedot varauksen tekijältä. Sama koskee tilannetta, jossa joku toinen on ollut yhteydessä meihin sinun puolestasi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme henkilötietosi, jotta voimme toteuttaa tilaamasi majoituspalvelun solmitun sopimuksen mukaisesti. Majoitusvarauksen toteuttaminen ja hallinnointi edellyttää henkilötietojen käsittelyä eri tavoin kohdemaasta riippuen. Tietoja käytetään saatavuuskyselyihin, varauspyyntöihin, varauksien tekemiseen, varausvahvistukseen sekä saapumisohjeiden valmisteluun ja toimittamiseen. Majoitusvarauksen hallinnointi edellyttää myös tietojen käyttämistä kirjanpitoon, laskutukseen jne.
Yhteystietoja sekä käytyä viestihistoriaa käytetään asiakkaan kanssa kommunikointiin, asiakassuhteen ylläpitoon ja toiminnan sekä tuotteiden kehittämiseen. Emme osta tietoja ulkopuolisilta yrityksiltä tai luovuta tai myy tietojasi eteenpäin ulkopuolisille tahoille. Villada ei käytä tietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Tietojen tallentaminen, säilytys ja suojaaminen
Henkilötietoja tallennetaan varausjärjestelmämme asiakastietokantaan. Vain Villada Oy:n henkilökunnalla on pääsy järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyssä käytetyt tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisesti, ja tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Internet-palvelimella säilytettävien henkilötietojen laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaan kuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tietojen luovutukset
Villada toimii majoituspalvelun välittäjänä, joten palvelun toteuttamiseksi henkilötietoja tulee
luovuttaa kolmansille osapuolille myös Suomen ja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Kolmansia osapuolia voivat olla Villadan ajantasaisen valikoiman mukaisessa kohdemaassa toimivat huvilamanagerit, majoituskohteiden omistajat, paikallinen majoittujatietoja keräävä viranomainen tai muu matkanjärjestelyjen kannalta oleellinen osapuoli. Huolehdimme siitä, että tietoja luovutetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Tietoja luovutetaan myös muille sopimuskumppaneille, joka käsittää esimerkiksi tilitoimiston ja
maksulaitoksen, jotka kaikki käsittelevät henkilötietoja sopimuksen edellyttämällä tavalla. Emme luovuta tietoja markkinointitarkoituksiin.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme asiakasrekisterissämme henkilötietoja niin kauan kuin käsittelyperusteen kannalta on tarpeen. Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja Villadan välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen.
Säilytämme henkilötietoja tavallisesti asiakasrekisterissämme kaksi vuotta viimeisimmän
matkavarauksen tai palvelukontaktin jälkeen.
Jos olet rekisteröitynyt uutiskirjetilaajaksi, käsittelemme tarvittavia tietoja niin kauan kunnes peruutat uutiskirjetilauksen. Voit milloin tahansa peruuttaa uutiskirjetilauksen joko uutiskirjeen peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä Villadan asiakaspalveluun.
Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään ilmoitettua pidemmän ajan.
Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaalla on oikeus vastustaa omien henkilötietojensa asiakassuhteeseen perustuvaa käsittelyä. Asiakkaalla on myös oikeus henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumuksen
peruuttamiseen, jolloin lopetamme asiakkaan suostumukseen perustuvan henkilötietojen
käsittelyn. Suostumuksen peruuttamiseksi ja henkilötietojen käsittelyn vastustamiseksi asiakkaan tulee olla kirjallisesti yhteydessä Villadaan yllä mainittuun osoitteeseen.
Vaikka asiakassuhteen tai suostumuksen perusteella tapahtuva tietojen käsittely keskeytetään, voidaan tietoja säilyttää kuitenkin muihin tarkoituksiin, esimerkiksi lain vaatimusten perusteella
säilytettäväksi.
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa Villadan tallentamia henkilötietojaan ja oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi. Asiakas voi pyytää rekisteriotteen itseään koskevista tiedoista lähettämällä allekirjoitetun kirjallisen pyynnön postitse Villadalle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa henkilörekisteripyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Evästeet
Evästeet (eng. cookie) ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkoselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Verkkosivut asettavat evästeitä esimerkiksi säilyttääkseen käyttäjän tietoja tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle ja käyttökokemusta parantaakseen.
Villada.fi -sivusto käyttää evästeitä antaaksemme sinulle parhaan mahdollisen käyttökokemuksen sivustolla. Verkkosivuillamme on yhteyksiä kolmannen tahon palveluihin, joiden evästeet ja liitännäiset latautuvat palveluntarjoajan omalta palvelimelta. Lisätietoa evästeistä löydät sivuston alareunassa olevasta evästeikkunasta.
Evästeiden suostumustunnus: 6a7e4b61-e19b-49bb-b443-beaebb38ecb3